文字起こしソフトで作成したテキストデータには、重要な内容や個人情報が含まれることがあります。
そうしたデータが流出すると、会社に大きな損害を与えるだけでなく、顧客や取引先の信用を失ってしまいます。
今回は、安心して使うためのセキュリティ対策とポイントをご紹介します。対策をしっかり取り、これらのトラブルを未然に防ぎましょう。
この記事でわかること
・安心して使うためのポイントと重要なセキュリティ機能
・セキュリティ対策が充実しているおすすめのツール
文字起こしソフトにおいてセキュリティ面は超重要！
文字起こしソフトを選ぶ際には、価格や機能性などに注目しがちですが、セキュリティもとても重要なポイントです。
文字起こしソフトが利用されるシーンには、以下のようなものがあります。
- 会議の議事録
- インタビュー記事
- 裁判用の資料
- 講演会の内容を記載した資料
文字起こしは他にも大学の講義や聴覚障がい者のアシストなど、ビジネスシーン以外でも様々な用途で使われますが、これらはセキュリティが低くてもそこまで大きな問題にはならないでしょう。
しかし、上記のような企業で議事録や資料を作成する場合、個人での利用より内容に重みが出ます。
たとえば売上や当期純利益、新しい商品のアイデアなど、経営に深く関わる内容が話し合われることも多くあり、もし仮にこのような社外秘の情報が外部に漏れると、企業に大きなダメージをもたらすことになるでしょう。
また、裁判用の資料が流出すると、証拠としての力が弱まる可能性があるので注意が必要です。
流出を防ぐには、信用度の高い企業を選ぶのはもちろんのこと、文字起こしソフト自体のセキュリティ対策も重要です。文字起こしソフトを選ぶ際には、必ずどのようなセキュリティ対策を行っているかを確認しましょう。
安心して使うためのセキュリティ機能紹介
信頼できる文字起こしソフトには、様々なセキュリティ機能が付いています。
ここでは、安心して使うための文字起こしソフトのセキュリティ機能を解説します。
ユーザー認証機能
文字起こしソフトを企業で使用する場合、複数人で同じソフトを使って作業をするケースが多いです。
しかし、誰でも文字起こしソフトにアクセスできてしまうと、情報が流出したり誤ってデータを消してしまうなどのトラブルが発生します。
できるだけパスワードを入力する・権限を付与するなどの認証機能があるソフトを選び、アクセスの制限をしてセキュリティを強化しましょう。
データの暗号化
保存時と通信時にデータが暗号化されるソフトを選びましょう。
文字起こしされたデータがサーバーに保存される際に、AESなどの高度な暗号化アルゴリズムで保護されていることが重要です。これにより、外部からの不正アクセスによるデータの盗難を防ぎます。
また、ツールとサーバー間の通信がSSL/TLSを用いて暗号化されていることも不可欠です。これにより、ネットワーク経由でデータが盗まれるリスクが大幅に軽減されます。
運営会社のセキュリティ体制
文字起こしソフト自体のセキュリティが整っていても、運営会社のセキュリティ体制が脆弱だとデータ流出の危険があります。
情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格である、ISO/IEC27001を取得している会社であれば安心してデータを預けられるでしょう。
監査ログと追跡機能
誰がいつどのデータにアクセスしたか、どのような操作を行ったかを記録する監査ログがあることは、セキュリティ上非常に重要です。
この機能により、万が一セキュリティに問題が発生した際に、原因を特定し対策を講じることが可能になります。また、これによりユーザーの行動が透明化され、不正な行動の抑止にもつながります。
充実したセキュリティ対策のおすすめツール紹介！
TASRU編集部安心して使うために注意するべきセキュリティ機能を紹介しました。
ここからは、セキュリティ対策万全のおすすめツールを3つ紹介します！
以下3つのツールはどれもセキュリティ対策がしっかりされており、それぞれ翻訳機能や単語登録、話者識別などの便利なオプションがついています。
企業向けの特別な料金プランが準備されているツールもありますので、参考にしてみてください。
| 文字起こし アプリ | 公式サイト | 料金 | 無料お試し | 文字起こし時間 | 多言語での 翻訳 | カスタムで 単語登録 | 話者識別 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
 Notta | 公式サイト | プレミアムプラン 1,317 円〜 | 【あり！】 無料のままでも 利用OK！ | 1,800 分 / 月 無制限もあり | 42言語 リアルタイムでも可能 | あり | あり |
 WITH TEAM | 公式サイト | 1分間120円〜 | なし | 制限なし | 別途見積 必要 | 記載なし | 用問い合わせ |
 AutoMemo | 公式サイト | 13,860円 買切り | なし | 制限なし | 72言語 | 記載なし | あり 話者ごと要約OK |
Notta
Notta（ノッタ）は、高精度なAI文字起こしであり、日本語や英語を含む42言語に対応しています。
リアルタイムでの文字起こし、音声ファイルの文字起こし、Web会議の自動文字起こしと録画ができるほかにも、録音済みの音声ファイルをインポートするだけでデータ化することができます！
さらに、文字起こししたテキストの内容をAIが自動的に要約してくれるので、議事録作成はもちろん、ブレインストーミングの内容を後から整理・振り返ることも簡単にできるようになります。
編集データはtxt、docx、srt、pdfファイルとして保存できます。
| 文字起こし方法 | ・録音済みの音声データ ・音声や動画ファイルのアップロード |
| 複数言語 | 42言語対応 2言語の同時翻訳も可能 |
| 話者識別 | あり |
| 読み取り精度 | 高い 認識率は98.86%以上の実績！ |
| 対応端末 | PC・スマホ（iOS、Android） |
| 料金プラン | ●個人向け フリー：無料 プレミアム：1,317円/月 ●チーム・企業向け ビジネス：2,508円/月 エンタープライズ：要相談 |
WITH TEAM
WITH TEAMの文字起こしサービスは、業界最高水準のクオリティと迅速な納品が特徴です。
価格は1分あたり120円からとリーズナブルで、プランによってライターや校正者の人数を選ぶことができます。
ライトプランではスピーディーな納品が可能で、スタンダードプランでは厳密なチェック体制が整っています。
ISMS（ISO27001）認証を取得しているため、情報セキュリティも安心です。導入実績にはKADOKAWAや講談社、大学など、多くの企業や教育機関が名を連ねています。
さまざまな用途に対応し、議事録やインタビューの文字起こしから裁判記録まで、幅広く利用されています。
| 文字起こし方法 | ・マイページから、音声や動画ファイルのアップロード ・メールで仕事内容を送る際に添付して送信も可能 |
| 対応言語 | 日本語と英語に対応。 英語の音源や動画の文字起こしも可能 |
| 話者識別 | あり |
| 読み取り精度 | 高い プランによって校正者が加わるため、精度がさらに向上 |
| 対応端末 | PC（WindowsやMac）スマホ（iOS、Android） |
| 料金プラン | ●ライトプラン 価格：1分あたり120円～ 内容：ライターと最終チェック者の2名体制。スピードとコスト重視のプラン。 納期：通常1日～2日。特急対応も可能です。 ●スタンダードプラン 価格：1分あたり180円～ 内容：ライター、校正者、最終チェック者の3名体制。正確性と質の高い文字起こしが可能。 納期：通常2日～3日。特急対応も可能です。 |
AutoMemo
AutoMemoは、会議録やインタビューの文字起こしに最適なAIツールです。
98.9％の精度で文字起こしを行い、自動で要約も作成できるため、作業の大幅な効率化が可能です。
ブラウザ上で完結し、データはクラウドに保存されるため、いつでも簡単にアクセスできるので作業効率も上がります。
1時間の録音であれば約20分で文字起こしが完了するのが特徴で、会議の議事録作成、インタビューの原稿作成、ボイスメモの書き起こしなど、様々なシーンで活躍します。
OneDrive、Google Drive、Dropboxとのクラウド連携も可能です。
| 文字起こし方法 | ・音声データや録画ファイルのアップロード ・オンライン会議ツールを利用したブラウザ上での直接録音 |
| 対応言語 | 1度の録音に対して1言語のみ対応 |
| 話者識別 | あり |
| 読み取り精度 | 高い（98.9％の精度！） 話者ごとの要約機能もあり、後からの見直しや編集も便利 |
| 対応端末 | PC（WindowsやMac）スマホ（iOS、Android） |
| 料金プラン | ●お試しプラン（無料） 料金: 無料 文字起こし時間: 月1時間まで 要約機能: なし ●スタンダードプラン 料金: 月額1,480円（年払いの場合、月額1,280円で合計15,360円/年） 文字起こし時間: 月30時間 要約機能: 10回/月 ●プレミアムプラン 料金: 月額2,480円（年払いの場合、月額1,980円で合計23,760円/年） 文字起こし時間: 月30時間 要約機能: 10回/月 企業のニーズに合わせた法人向けの大容量プランもあり |
文字起こしアプリの注意点
メリットの多い文字起こしアプリですが、上手く利用していくためには、いくつか注意点もあります。
環境に左右されやすい
文字起こしアプリは対面での小規模な打ち合わせやインタビューでは高い精度で文字起こしや翻訳ができます。
しかし環境が整っていない場合は十分な性能を発揮できないこともあります。
例えば、参加者（発言者）が20人以上と多い、声のボリュームが小さい、部屋が広く声が響く場合などです。
特にオンライン会議ではクリアな音声を収録するために、しっかりとイヤホンマイクやヘッドセットを準備しましょう。対面での会議の際も、外付けマイクを設置することなどで対策ができます。
また、周りのノイズは文字起こしの精度に大きく影響するので、ノイズが少ない静かな環境を確保することが重要です。
さらにアップロード型の文字起こしアプリを使用する場合は、録音データの品質やファイル形式が文字起こしの結果に影響する場合があります。高品質なデータを使用するようことで、文字起こしアプリの性能を最大限引き出すことができます。
専門用語は読み取りが難しい
文字起こしアプリは、専門用語や業界特有の言い回しが頻出する会議等には対応が難しいことがあります。
音声がクリアであっても、これらの用語を正確に聞き取るのは人間だって苦労します。
そこで文字起こしアプリの多くは、専門用語を事前に辞書に登録して精度を向上させることが可能です。また専門外の分野で使用する際は、関連用語をリストアップして準備することが効率化につながります。
文字起こしする前にしっかりと事前準備をすることで、アプリの性能を最大限に活かすことができるので、専門用語の多い会議などで使用する場合は、上記の対策・準備を事前にしておくようにしましょう！
文字起こしアプリのよくある質問
ここからは、「文字起こしツール・アプリ」を選ぶ際や、導入の検討の際によくある質問をまとめています。
文字起こしアプリの精度はどの程度ですか？
精度はアプリによって異なりますが、最新のAI技術を使用するアプリは高い精度で音声をテキストに変換できます。
複数の話者がいる場合でも正確に文字起こしできますか？
多くの高品質なアプリは複数の話者を識別し、それぞれの発言を正確に文字起こしできます。
文字起こしアプリはどのようなファイル形式に対応していますか？
多くのアプリは、MP3、WAVなどの一般的な音声ファイル形式に対応しています。
アプリはリアルタイムで文字起こしできますか？
一部のアプリではリアルタイム文字起こしが可能ですが、対応していない場合もあります。
文字起こしアプリの使用にはインターネット接続が必要ですか？
多くのアプリではインターネット接続が必要ですが、オフラインで動作するアプリも存在します。
文字起こしデータのプライバシーは保護されますか？
殆どのアプリはユーザーのデータプライバシーを重視し、適切なセキュリティ対策を講じています。
利用前にしっかりと規約を確認しましょう
文字起こし後の編集機能はありますか？
多くのアプリには、テキストの編集や修正機能が備わっています。
言語のサポート範囲はどのくらいですか？
アプリによって異なりますが、複数の言語に対応しているものもあります。
文字起こしアプリを活用して業務を効率化しよう
文字起こしアプリ・ツールを上手く導入・活用できれば、膨大な作業時間がかかる文字起こし作業の時間が短縮でき、他の業務をする時間が増えたりと効率化が進みます。
また、会議の出席者のうち議事録作成担当を設ける必要もなくなるので、より会議の内容に集中・意見などが出やすくなるなどのメリットも挙げられます。
文字起こしアプリ・ツールは、難しい操作方法はあまりないので、誰でも簡単に活用ができます。
ぜひPCやスマホでダウンロードし、効率化して見てください。
まとめ
今回は、安心して使うためのセキュリティ対策とポイントをご紹介しました。
セキュリティ対策がしっかりされたツールを使うことで、安心して文字起こし作業ができるようになります。
料金やオプションと照らし合わせて、より自分に合ったツールを見つけましょう！